学会の変更手続や会費納入・未納などの状況を表計算アプリで作ってみた

私の周りには、フリーランスのグラフィックデザイナー、建築士、そしてライターのような人たちが、会社員、公務員、学校教員といったサラリーマンと同じくらい、います。読者の中にも、彼らと同じで確定申告の書類に毎年、この時期に苦しんでいる方々もおられるかもしれません。

年度末というと、大学・大学院の関係者は、卒業や修了、先生方だと転職で、いろいろと所属先が変わるというのは、出会いと別れの数だけあります。この所属先変更、それから職位や身分の変化は、学会を通じた研究活動をする上で、面倒な事態を生みます。

学会に登録している個人情報を新しいものに書き換えたり、職位や身分の変更によって会費の額がアップしたり（稀にダウンしたり）に合わせて、手続きをとらないといけないんですね。大学院を出たとき、この手続きを面倒に感じた私は、エクセルを使ってリスト化し、次に何をしたらいいのか、一目で分かるよう、表を作りました。

そういうわけで、今回は年度末の学会の変更手続や会費納入・未納など、状況を表計算アプリで作ってみたよ、っていう話です。次の表が、その一例です。

表1_博士課程修了直後の各学会の必要手続・会費に関する状況リスト(＊すべて学会は架空のもの)

番号	学会名	必要な手続き	手続きの経過	会費の金額	会費の支払い方法
１	東アジア生活史学会	学生会員→ 一般会員への手続	「会員種類変更届」をファックス送信済み	2500→  4000	振り込み票
２	東洋宗教学会	所属変更の通知・会費納入	変更済み・今年度会費支払済	3000	銀行引き落とし
３	都市文化学会	住所変更・引落中止	事務局で受付済み・今年度会費支払済	5000	振込票による支払い法に変更済み
	学会の合計費用 (１～３の合計)			12000

左の最上段の行に、左から「学会名」、「必要な手続き」、「手続きの経過」、「会費の金額」、「会費の支払い方法」の項目を設け、いちばん左の列に各学会に番号をふりました。「必要な手続き」と「手続きの経過」は、学会の事務局に問い合わせたり、変更届を出したりするのに合わせて、更新してゆきます。

例として、１：東アジア生活史学会の「必要な手続き」として、会員の種類変更を届け出る、というものがあります。実は、多くの学会では正規の学部生・院生は、学生会員という扱いで、それ以外の大学・大学院を卒業・修了した、あるいは社会人などの一般会員より、安い会費が設定されていることがあります。大学院を出ると、学生会員ではなくなるため、その会員種類の変更を届け出ないといけません。一般会員になったら、一般会員の会費を確認して納入するという、タスクが発生します。

（稀に、再び大学院に入学する人がいて、一般会員から学生会員に会員種類が変わる人がいるらしいです）

だいたい、職業研究者は複数の学会に所属しているようで、多くて３～４くらい。私のように、境界領域をしていると、表1の倍の数の学会に入っている人もいます。表1の作成にはエクセルを使い、学会費の合計値を出しました。他にも、Googleのスプレッドシートを使っても、同じように学会費の計算ができると思います。

設ける項目は、研究者の個人個人によって変わってくるでしょう。私のは一例ということで、あくまでご参考までに、ブログで紹介してみました。